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國際投標文件編制原則與策略研究
發布日期:2007年12月20日 | 標簽:
[作者簡介] 許高峰( 1969- ),男,浙江定海人,高級工程師,天津大學管理學院博士研究生;林強(1971- ),男,天津人,天津大學管理學院講師,博士研究生;楊雪松(1971- ),男,北京人,中歐國際工商學院,工商管理碩士研究生。

[內容摘要] 如何在競爭激烈的國際招標項目中取勝已成為國內企業十分關心的課題,本文結合國際 招投標活動的一些重要原則和觀念以及國際貿易慣例和我國 投標人的經驗教訓,詳細給出了編制有競爭力的投標文件的基本依據和必要條件,在此基礎上,詳細剖析了投標文件中的相關內容。本文對于編制有競爭力的投標文件具有普遍的指導意義。

  國際招標與投標是一種國際上普遍采用的、有組織的市場交易行為,是國際貿易中商品、技術和勞務的一種買賣方法。國際投標是投標人利用競標機會進行銷售或出口的商業活動,也是國內企業將商品、技術和勞務打入國際市場的有力武器。因此投標人研究如何制作有競爭力的投標文件,從而提高中標率顯得尤為重要。

  投標人在開標前會做大量的準備工作,但最終投標人對招標文件的響應是通過其投標文件來反映的,招標人選擇誰或不選擇誰都是要根據投標文件的具體內容來做出決定,廢標和中標與否也都要在投標文件中找出相應的依據。所以,投標人應對投標文件給予足夠的重視,力求遞交的是一份內容上完整、實質上響應、價格上有競爭力、制作上精美的投標文件。

  世界各國凡采用國際招標方式進行采購的項目,投標人一般都在各行業和機構的“招標文件范本”的基礎上編制招標文件。目前流行的范本大多以世界銀行發布的“招標文件范本”為基礎,并根據各國的法律要求和項目的實際情況做出適當調整。國際投標涉及諸多領域,本文僅以機電產品采購項目的國際投標為例,結合國際投標的特點,從理解 招投標活動的一些重要原則和觀念入手,介紹編制有競爭力的投標文件的相關內容。

一、招投標活動的一些重要原則和觀念

  在介紹制作投標文件之前,有必要把目前世界各國普遍認可的招投標活動的一些重要原則和觀念總結介紹如下:

1.招投標活動是基于規范文本形式的經濟活動:

(1)招標人的購買意圖體現在書面的招標文件中,而投標人的投標內容通過書面的投標文件反映;

(2) 在投標截止日期前,招標人澄清投標人提出的問題或招標人主動對招標文件進行修改,都應通過書面方式進行,并在投標截止日期前書面通知所有購買招標文件的投標人,使之成為招標文件的一部分,而投標人應書面回函確認;遞交后的投標文件如有修改,也應在投標截止日期前以書面方式進行;

(3)評標中的澄清不論雙方見面與否均應在規定的時間內通過書面形式提出并回答,澄清文件需由投標人代表簽字,否則無效;

(4)投標文件要用招標文件規定的文字完成并打印,一般不能手寫;

(5)投標文件每頁都要由投標人代表用姓或首字母小簽,修改的地方也要小簽證明。如簽字人不是投標人的法定代表人,應出具法定代表人的授權書;

(6)在唱標時沒有根據書面投標文件讀出的降價聲明、選擇報價或備選投標方案在評標時將不予考慮;

(7)決定投標的響應性只根據投標文件本身的內容,而不尋求外部的證據。要求的補充證明文件不能造成對投標內容和價格的實質性修改。

2.招投標活動的時效性原則:

  招投標活動的時效性貫穿于整個招投標過程,可以按時間劃分為:

(1)前期:包括(a)出售招標文件的時間有規定;(b)投標人對招標文件提出澄清的時間有限制;(c)投標人準備投標文件的時間和截標、開標時間有規定;

(2)中期:包括(a)投標有效期有規定;(b)投標保證金有效期有規定;(c)投標人對澄清的答復有時間限制;

(3)后期:包括(a)中標后遞交履約保證金的時間有限制;(b) 簽訂合同的時間有限制。

3.招投標活動中評標公正性、公平性及公開性原則:

  評標標準和方法事先由招標人制定并寫入招標文件,不能在開標后根據投標文件的情況更改和增減評標原則,或對不同投標人采取不同的評標標準。合同將授予實質性響應招標文件要求且評標價最低的投標人,而并不一定是開標價最低的投標人。

  評標期間招標人可要求投標人對其投標文件進行澄清,但不能尋求、提供或允許投標人對投標價格等實質性內容做任何更改。對于投標文件中不構成實質性偏差的不正規、不一致或不規則內容,招標人可以接受,但這種接受不能損害或影響投標人的相對排序。實質性響應的投標應是與招標文件的全部條款、條件和規格相符,沒有重大偏離的投標。對于關鍵條款的偏離、保留或反對,(例如關于投標保證金、使用法律、稅收等內容)應被認為是重大偏離。投標人不得通過修正或撤消使其投標成為實質性響應的投標。

  實質性響應標準并沒有嚴格統一的界定,業界的看法不盡相同。但影響到投標人排序或會導致廢標的因素都可認為是實質性的不響應。

二、編制完整的投標文件

  投標文件的編制質量,會直接影響到能否中標,在投標文件中不僅反映出投標人實力,而且還能反映出投標人投標策略和投標技巧。所以,對投標人而言,要想編制出有競爭力的投標文件,就需首先做好下列工作:

1.詳細分析招標文件

  招標文件是投標的重要依據,因此,投標人應該在熟悉本文上述有關重要原則與觀念的基礎上,對招標文件進行認真細致的分析研究,“吃透”招標文件——即投標人要全面消化招標文件內容,不放過任何細節。本文針對機電工程國際投標的特點,將招標文件的主要內容概括總結如下:

(1)基礎信息,包括項目名稱、子項目名稱(如有的話)、招標編號、招標標的物名稱、業主名稱、招標代理機構和買方(用戶)名稱;

(2)開標時間和開標地點;

(3)聯系人和聯系方法;

(4)投標語言;

(5)投標報價方式、有無額外相關費用、投標貨幣要求;

(6)資格和業績要求;

(7)投標保函的要求;

(8)投標有效期;

(9)正、副本的份數;

(10)評標中考慮的因素和具體量化方法;

(11)交貨日期;

(12)付款方式;

(13)需要多長期限的備品備件和報價要求;

(14)要求包括的附件、零備件、專用工具;

(15)技術服務的要求;

(16)培訓的要求;

(17)對分項報價的要求;

(18)選購件的要求和評審方法;

(19)評標價的計算方法;

(20)技術規格(或規范)。

2.完整的投標文件內容

  在完成上述招標文件分析工作后,就應著手擬定投標文件, 一份完整的投標文件應包括下述部分(列出的是幾乎所有可能的項目,根據具體情況會有所增刪):

(1)投標書;

(2)營業執照/注冊證明;

(3)投標一覽表;

(4)投標分項報價表;

(5)貨物說明一覽表(技術規格應答/供貨范圍/設備描述);

(6)技術規格偏離表;

(7)商務條款偏離表;

(8)投標保證金;

(9)法人代表授權書;

(10)資格聲明;

(11)銀行資信證明;

(12)制造商資格聲明;

(13)貿易公司資格聲明(如必要);

(14)制造商出具的授權函(如代理商投標);

(15)證書;

(16)售后服務說明;

(17)備品備件清單;

(18)隨機備件、易損件、專用工具清單;

(19)選購件清單;

(20)培訓計劃;

(21)制造/銷售記錄;

(22)各種要求的注冊證、許可證、認證;

(23)產品樣本資料。

三、投標文件分項編寫原則與策略

  一份有競爭力的投標文件不僅要求內容完整,而且要求在編制投標文件的每一項內容上講究策略。下面,針對我國企業在國際投標實踐工作中積累的經驗,總結出相應的投標文件編寫內容與相關策略。

1.封面:封面上需要填寫項目名稱/投標產品名稱和本項目的招標編號以及日期。如果本次招標包括若干合同包,應指明投標的具體包號和產品名稱。另外注意要在簽字本和復印本上標明正本和副本字樣。

2.投標文件清單,即投標文件目錄。

3.投標書:投標書要填寫的內容有:招標代理機構的名稱(如有的話)、項目/產品名稱、招標編號、副本份數、投標保函金額、投標價格、補遺書份數、投標有效期天數和聯系人地址以及聯系方法。投標價格應表述全面,包括報價方式和大小寫金額,如:CIP大馬士革(或CIF西雅圖)美元貳拾捌萬叁仟伍佰圓整,即USD283,500.00。根據國際慣例,投標有效期一般為60-120天,但應注意檢查招標文件的具體要求,投標人承諾的投標有效期比規定期限短一定會導致廢標。

4.投標一覽表:根據招標文件要求,投標一覽表除在投標文件中提供外,還應單獨密封一份供招標人唱標時使用。填寫內容包括:招標編號、序號和包號/品目號(只有一種投標產品時可不填)、設備名稱、型號和規格、數量、制造商名稱和國籍、報價方式(如CIF馬尼拉或CIP巴格達,因為有的項目評審標準以貨到用戶所在地為準,即包括內陸運保費,所以建議都以CIP形式表述;如用CIF還應單獨說明內陸運保費的金額,除非內河港口,如CIF多倫多)、投標貨幣(美元、歐元、日元等)、投標總價、投標保證金(有/無)、交貨期(應嚴格按照招標文件的提法表述,如“合同簽字后三個月”或“合同生效后三個月”,一般不要只簡單填寫“三個月”,根據國際貿易慣例,合同簽約和生效不是一個時間。另外“收到L/C”是指在合同簽字并生效后一段時間,不能等同)。

5.投標分項報價表:本表的目的是了解投標總價的構成并比較各個投標人相同項目報價的高低,一般招標文件的腳注會注明“如果不提供詳細分項報價將視為沒有實質性響應招標文件,會導致廢標”。

  主機和標準附件一項要填寫型號和規格、數量、原產地(即具體生產廠的國別)和制造商名稱、EXW或FOB/FCA單價、CIF/CIP單價(選擇其中一種,“CIF/CIP…”并列會引起誤解)、CIF/CIP總價、至最終目的地的運保費。

  如果不提供備品備件和專用工具應注明。如果提供備件和工具,可按要求注明廠家和價格,在“規格和型號”一欄注明“清單見附件”,用附件詳細說明內容。

6.貨物說明一覽表和技術規格偏離表:貨物說明一覽表只是對貨物的簡單描述,招標文件腳注中一般要求詳細技術性能另頁描述,所以本部分和后面的技術規格偏離表應構成產品的全部技術部分。技術規格偏離表的本意是列出和招標文件的要求不符合的條款,但建議利用此表對全部技術指標進行說明。嚴謹完整的投標文件技術部分應包括:

(1)技術規格應答,即對照招標文件的技術規格要求逐項說明響應性,包括有關服務要求的響應性(如愿意放在商務部分也可,但不能遺漏);

(2)供貨范圍,指貨物的組成部件和價格構成(單獨用附件形式說明也可,或者根據需要不指出價格);

(3)貨物描述,即用投標人自己的方式、習慣和格式對產品進行詳細介紹,突出特點和優勢;

(4)產品印刷樣本資料。

  技術規格應答注意事項:第一部分是招標文件的條目號和要求的規格,第二部分是投標產品的技術規格,第三部分是有關說明。第二部分內容要根據要求的性能使用詳細的數字和文字描述,一般不要簡單回答“符合/滿足”。第三部分中如果響應要求,可填寫“滿足、符合、響應”,如高于要求,應填寫“超過、優于招標規格要求”,并在備注中強調這種性能的優越之處或對偏差做出合理的解釋。說明欄應充分利用,對于和標準配置或和樣本資料不一致的地方作出說明,以便招標人理解,以免被認為是前后不一致,有虛假應標嫌疑。

7.商務條款偏離表:廣義上招標文件中除技術部分外都屬于商務條款。因為招標文件第一部分的內容一般是標準的商務文件格式,所以重點是審查列在“投標資料表”和“合同條款資料表”中的變化。其中“投標資料表”中重要的項目有:報價方式和相關費用的要求;業績要求;貨物驗收后需要備件的年限;評標考慮因素的全部內容(交貨時間、付款要求、備件價格、售后服務等);“合同條款資料表”中關注的條款有履約保證金要求、目的地、伴隨服務、備件、保證期、維修響應時間和付款條件(有些因素會在技術要求中說明)。和上述條款有差異的地方應在商務偏離表中指出,如交貨期和付款時間等。投標人的優勢在這里也要強調,如維修點和保稅庫等。根據招標文件的不同要求,商務條款的偏離可能會直接造成廢標,也可能導致評標價格的調整,所以最好是沒有偏差,應盡量滿足招標文件的所有要求。

8.投標保證金:附上正本。如正本投標保函通過銀行轉遞,此處要附上底單備查。

9.法人代表授權書:如是投標人法人代表親自簽字,則不需要授權書。

10.資格聲明、制造商資格聲明、貿易公司的資格聲明、營業執照、制造商出具的授權函、證書、銀行資信證明(正本,有的項目規定可以是近三個月的復印件),以上文件用于對投標人的投標資格、生產能力、財務能力進行審查。制造商資格聲明中要求填寫的一些項目,如外購件情況、制造商生產經驗和易損件供應商的名稱要注明。要求填寫的銷售業績可在此處列出,也可用附件單獨列表。其他表格中的內容根據項目具體情況改寫。

11.售后服務說明:根據招標文件要求和本公司慣例制作。

12.各種注冊證、許可證和認證。

13.備品備件清單:招標文件一般都要求質量保證期后一定期限的備品備件,應根據要求填寫內容和價格。

14.專用工具清單:根據要求決定是否提供以及提供的內容和價格。

15.選配件清單:主要指投標人認為要配備的及希望招標人購買的,但在招標文件要求之外的部件,其價格不計入評標價中,招標人一般會在評標報告中說明選擇哪些配件將加在合同價內。

16.培訓計劃:根據招標文件要求應答。

17.國際、國內銷售記錄:同類產品在國際、國內的銷售情況(以證明產品的暢銷)和開始銷售的時間、用戶名稱、聯系方式等。

18.產品樣本資料。

19.其他注意事項:

(1)正本和副本要標注清楚,并分別密封,所有正副本再統一密封在一起,帖上標記(不能標識有投標人的名稱)。

(2)投標文件應逐頁小簽。

  綜上所述,投標人要了解招投標 活動的重要原則和觀念,在獲得招標文件后,要認真分析招標文件的內容,對照招標文件的要求,結合國際貿易慣例,逐項應答,避免出現投標文件被拒絕的現象。通過編制完整的投標文件并運用各種策略來充分體現投標人的實力和能力,在競爭激烈的國際投標中取勝,進而獲得更大的市場份額。

[1] 亞洲開發銀行技術援助項目( TA3019-PRC)

[2] 林強,本文通訊作者,天津大學管理學院, 300072

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